Valeur acquise & Rapport d'avancement

Les indicateurs de performance du travail, issus du management par la valeur acquise, sont indispensables pour rendre compte de l'avancement du projet.


Management par la Valeur Acquise (MVA) & pertinence des indicateurs

"Où en sommes-nous?" "Où en est le projet?" Pour répondre à ces questions, nous pouvons utiliser les indicateurs de performance issus du management par la valeur acquise.

La valeur acquise est la somme de tous les budgets prévus (dans la référence de base du projet) des activités réalisées à la date de reporting. L'échéancier du projet donne la liste des activités à une date donnée. Chaque activité a une ressource qui lui est affectée, et jour après jour, nous pouvons déterminer le pourcentage d'avancement de l'activité.

Ainsi, à partir de la valeur acquise, nous pouvons déterminer si le projet est en avance par rapport au plan (la valeur acquise est supérieure à la valeur planifiée), conforme au plan (la valeur acquise est égale à la valeur planifiée), ou bien, en retard par rapport au plan (la valeur acquise est inférieure à la valeur planifiée).

En théorie, du moins. La pratique est plus difficile. Car elle repose sur le bien-fondé du pourcentage d'avancement.

Pour les activités non-commencées, ce pourcentage est nul. Pour les activités terminées, il est de 100%. Soit.

Mais qu'en est-il des activités en cours?

Si la ressource affectée à la réalisation de l'activité travaille au rythme prévu dans le plan, on peut calculer ce pourcentage comme le rapport entre les heures effectuées sur cette activité et la durée prévue de l'activité. Mais est-ce bien raisonnable? Il est fort probable que cette hypothèse ne soit pas vérifiée. En effet, l'estimation de la durée est faite avant l'affectation des ressources. Et certains travaillent plus vite que d'autres...

Pour une activité prévue de 60 heures, si une ressource a travaillé 40 heures, doit-on considérer que le pourcentage d'avancement est de 66% ? Il est certain que l'on a consommé 66% du budget, mais a-t-on réalisé 66% du travail à faire ?

Il semble plus pertinent de se baser sur l'estimation du 'reste à faire', estimation faite par la ressource qui réalise...

Dans l'exemple précédent, si la ressource estime qu'il lui faut encore 40 heures pour terminer l'activité en cours, alors le pourcentage d'avancement serait de 50% (40 heures par rapport à 40 heures effectuées et 40 heures de reste à faire).

On a un indicateur plus proche de la réalité, mais qui ne donne pas le dépassement des délais. De plus, il faut faire cet exercice pour l'ensemble des activités avec tous les membres de l'équipe de projet. C'est parfois long et difficile.

Une approche plus pragmatique est de considérer qu'une activité commencée ne peut avoir comme pourcentage d'avancement que 20% ou 80%, tant qu'elle n'est pas terminée. Ceci conduit forcément à une approximation de la valeur acquise. Mais elle fonctionne bien, si en plus de cet indicateur, on utilise d'autres données issues du rapport d'avancement des membres de l'équipe de projet.

Ainsi, il faut déterminer le degré de confiance des membres de l'équipe de projet pour finir dans les délais prévus. Il faut encourager les membres de l'équipe de projet à remonter vers le chef de projet leurs difficultés pour réaliser un travail, les risques qu'ils perçoivent, ET les problèmes qu'ils rencontrent...

Ceci permet de valider un indicateur comme la valeur acquise. Et donc l'avancement de votre projet.

Une autre approche possible est de planifier des activités d'une durée maximale à une semaine de travail. A la fin de cette période, l'activité est soit terminée, soit en retard. Cette approche demande un gros travail de planification, mais facilite les réunions de point d'avancement avec les membres de l'équipe de projet, du moins dans les pays où avouer un retard n'est pas perçu comme perdre la face...

Et vous ? Comment suivez-vous l'avancement de vos projets ?